Eine Wohnungseigentümergemeinschaft braucht klare Zuständigkeiten. In der Praxis kommt es dennoch vor, dass ein alter Verwalter nach Ablauf seiner Bestellung weiterarbeitet, ein Eigentümer dauerhaft die Konten führt oder ein Unternehmen Aufgaben übernimmt, obwohl der Bestellungsbeschluss fehlerhaft ist.
Der Bundesgerichtshof hat mit V ZR 76/25 klargestellt: Wer tatsächlich als Verwalter handelt, kann sich bei Pflichtverletzungen nicht allein mit dem Hinweis entlasten, er sei formal nie wirksam bestellt worden.
Das Wichtigste in Kürze
- Tatsächliches Verwaltungshandeln kann ein eigenes Pflichtverhältnis zur Gemeinschaft begründen.
- Der faktische Verwalter muss das Gemeinschaftsvermögen sorgfältig behandeln.
- Unberechtigte Zahlungen können Schadensersatzansprüche auslösen.
- Bestellung, Verwaltervertrag und Vertretungsvollmacht sollten getrennt und lückenlos dokumentiert werden.
- Nach Ablauf einer Bestellung ist ein geordneter Übergang erforderlich.
Worum ging es vor dem BGH?
Im Mittelpunkt stand eine Person, die für eine Gemeinschaft Zahlungen veranlasste, obwohl ihre Stellung als Verwalter nicht wirksam begründet war. Der BGH stellte für die interne Verantwortung auf das tatsächliche Handeln ab: Wer die Aufgaben und das Vertrauen eines Verwalters übernimmt, muss grundsätzlich auch dessen Pflichten erfüllen.
Das schützt das Gemeinschaftsvermögen. Andernfalls wäre ausgerechnet in einer organisatorisch ungeklärten Lage niemand verantwortlich, obwohl Konten geführt, Rechnungen bezahlt oder Verträge veranlasst werden.
Welche Pflichten sind besonders wichtig?
Ein faktischer Verwalter muss insbesondere:
- Gelder der Gemeinschaft zweckgebunden behandeln,
- vor Zahlungen prüfen, ob eine Verbindlichkeit besteht,
- Beschlüsse beachten,
- erkennbare Schäden vom Gemeinschaftsvermögen abwenden,
- Unterlagen und Konten nachvollziehbar führen,
- Interessenkonflikte vermeiden.
Der genaue Pflichtenumfang hängt vom übernommenen Tätigkeitsbereich ab. Wer nur eine einzelne, klar beauftragte Aufgabe erledigt, ist nicht automatisch für die gesamte Verwaltung verantwortlich. Wer dagegen über längere Zeit wie die Verwaltungszentrale der WEG auftritt, trägt ein deutlich höheres Risiko.
Warum reicht eine mündliche Übergangslösung nicht?
In kleinen Gemeinschaften wird häufig pragmatisch gehandelt: „Mach du erstmal weiter, bis wir jemanden gefunden haben.“ Das kann den Alltag sichern, lässt aber wichtige Fragen offen:
- Wer darf über das Konto verfügen?
- Wer vertritt die Gemeinschaft gegenüber Dienstleistern?
- Welche Maßnahmen dürfen ohne neuen Beschluss veranlasst werden?
- Wer kontrolliert Zahlungen?
- Welche Versicherung greift bei einem Fehler?
Eine kurzfristige Notlösung sollte deshalb durch einen klaren Beschluss, begrenzte Vollmachten und dokumentierte Kontrollschritte abgesichert werden.
Praxisbeispiel: Bestellung ist abgelaufen
Die Bestellung einer Verwaltung endet am 31. März. Ein Beschluss über die Wiederbestellung wurde nicht gefasst, das Unternehmen zahlt aber weiterhin Rechnungen und lädt im Juni zur Versammlung ein.
Die fehlende Bestellung beseitigt nicht automatisch jede Verantwortung. Zugleich ist aber auch die Vertretungsmacht nicht selbstverständlich. Die Gemeinschaft sollte die Lage unverzüglich klären, statt monatelang auf eine stillschweigende Fortsetzung zu vertrauen.
So vermeiden WEGs eine Verwaltungslücke
- Enddatum der Bestellung und Laufzeit des Vertrags getrennt im Fristenkalender führen.
- Wiederbestellung rechtzeitig als eigenen Beschlusspunkt vorbereiten.
- Wesentliche Eckpunkte des Verwaltervertrags in die Beschlussfassung einbeziehen.
- Bankvollmachten, digitale Zugänge und Versicherungsnachweise aktuell halten.
- Bei Wechsel einen Übergabeplan mit Konten, Beschlusssammlung, Verträgen und offenen Vorgängen verwenden.
- Notbefugnisse zeitlich und sachlich begrenzen.
- Zahlungen in Übergangsphasen besonders kontrollieren.
Fazit
Formfehler bei der Verwalterbestellung schaffen keinen haftungsfreien Raum. Für Eigentümergemeinschaften folgt daraus zweierlei: Sie sollten Bestellungen und Verträge sauber organisieren – und tatsächliches Verwaltungshandeln niemals über längere Zeit ungeregelt laufen lassen.